Ruteplanlægning, der holder hele vejen til fakturaen
Når arbejdet foregår ude hos kunden, ligger flaskehalsen sjældent i selve arbejdet. Den ligger i at fordele opgaverne, vide hvad der blev lavet, og få det faktureret rigtigt. Vi bygger systemerne, der binder de tre ting sammen.
Det får I med et ruteplanlægningssystem fra Indexed
Arbejdet foregår, hvor kontoret ikke er
Snerydning, affaldshåndtering, følgebiler, service, vedligehold, levering. Fælles for dem er, at værdien skabes af en medarbejder i en bil et sted, hvor ingen fra kontoret kan se ham. Det stiller to krav, som et almindeligt ordresystem ikke opfylder: nogen skal kunne fordele dagens opgaver fornuftigt geografisk, og medarbejderen skal kunne dokumentere, hvad han lavede, mens han står der.
Uden et system bliver planlægningen et regneark og en telefon, og afregningen bliver bygget på, hvad folk kan huske ved dagens slutning. Det koster to steder: der køres flere kilometer end nødvendigt, og der faktureres mindre end der blev udført, fordi ingen tør sende en regning, de ikke kan dokumentere.
Et skræddersyet system løser det ved at gøre opgaven til data fra den bliver oprettet, til den er betalt. Planlæggeren ser opgaverne på et kort, medarbejderen får sin rute på telefonen, registreringen sker på stedet, og fakturagrundlaget er færdigt, når bilen kører hjem.
Det, der går galt uden et system
Kender I to eller flere af dem herunder, ligger jeres flaskehals sandsynligvis i administrationen frem for i kapaciteten.
Planlægningen ligger i et regneark
Dagens opgaver fordeles i hånden efter, hvad planlæggeren kan huske om geografi og kompetencer. Det virker, indtil han holder ferie. Vi lægger opgaverne på et kort og gør fordelingen til noget, systemet understøtter.
Medarbejderen har ingen værktøjer
Han får en seddel eller en sms og melder tilbage ved at ringe. Med opgaven på telefonen kan han se adressen, aftalen og historikken – og registrere sit arbejde, mens han står der.
Fakturaen bygger på hukommelse
Timer, kørsel og materialer huskes og tastes dagen efter. Der forsvinder altid noget. Registrering på stedet gør fakturagrundlaget færdigt, samtidig med at arbejdet bliver udført.
Kunden ved ikke, hvad der er lavet
Uden dokumentation bliver enhver diskussion en påstand mod en påstand. Billeder, tidsstempel og position gør det muligt at vise, hvad der blev gjort – og hvornår.
Der køres for mange kilometer
Når ruten lægges efter hvem der plejer at tage hvad, bliver den sjældent kort. Kort, geokodning og en fordeling, der tager hensyn til afstand, sparer både tid og brændstof.
Ordrer tastes ind i økonomisystemet
Det udførte arbejde tastes manuelt videre til bogholderiet. Det er både arbejdstid og en fejlkilde. Vi sender fakturagrundlaget direkte videre.
Det skal en løsning til kørende arbejde kunne
Herunder er de dele, vi bygger igen og igen – ofte i etaper, hvor planlægningen kommer først og afregningen bagefter.
Opgaver og aftaler
Faste aftaler, engangsopgaver og akutte tilkald oprettes ét sted med adresse, kunde, aftalte ydelser og historik. Tilbagevendende opgaver genereres automatisk efter deres interval.
Ruter og fordeling på kort
Opgaver geokodes og vises på kort, så planlæggeren kan se, hvad der ligger tæt på hinanden, og fordele dagen på biler og hold efter afstand og kompetencer.
App til medarbejderen
Dagens ruteliste på telefonen med navigation, opgavebeskrivelse og kundehistorik. Opgaver kvitteres, efterhånden som de udføres, så kontoret kan følge med uden at ringe.
Dokumentation fra marken
Billeder før og efter, noter, tidsstempel og position gemmes på opgaven. Det er både kundens bevis og jeres, hvis der senere opstår uenighed.
Timer, kørsel og materialer
Registrering af tid, kilometer og forbrugte materialer pr. opgave. Det er dét, der gør en faktura til noget, der kan forklares linje for linje.
Automatisk afregning
Det registrerede arbejde bliver til fakturagrundlag efter jeres prisaftaler – faste priser, timepriser eller pr. enhed – og sendes videre til økonomisystemet.
Kunder og aftaler
Kundekartotek med aftaler, priser og kontaktpersoner, så den rigtige pris følger opgaven automatisk frem for at skulle slås op.
Rapportering til ledelsen
Udført arbejde, forbrugt tid, kørte kilometer og indtjening pr. kunde, bil eller område – på det samme grundlag, som fakturaen bygger på.
Vi har bygget det til vinter, vej og affald
Det her er ikke et område, vi læser os til. Vi har systemerne i drift hos virksomheder, hvor kørslen er selve forretningen:
DSA – snerydning: Et system til vintertjeneste med ruteplanlægning, tidsregistrering og afregning, hvor opgaverne skal fordeles på få timer, når vejret skifter.
ST Følgebiler – særtransport: Automatiseret administration af følgebiler med dokumenthåndtering, geokodning og en mailstrøm, der før blev håndteret manuelt.
Junkbusters – affaldsløsninger: Landsdækkende drift, hvor opgaver og kunder skal hænge sammen på tværs af geografi.
Servicestyring – som produkt: En platform til servicearbejde, hvor booking, udførelse og opfølgning er ét flow.
Fælles for dem: De begyndte alle i et regneark, og de blev alle bygget i etaper frem for på én gang.
Sådan forløber et projekt
Afklaringsmøde
Kravspecifikation og fast pris
Udvikling og test i marken
Idriftsættelse og drift
Systemer til kørende arbejde, vi har bygget
Et udvalg af de løsninger, hvor planlægning, udførelse og afregning er samlet ét sted.
DSA: Skræddersyet system til snerydning, ruteplanlægning og afregning
Et skræddersyet driftssystem til vintertjeneste, der samler ruteplanlægning, feltregistrering på tablet og korrekt afregning af kunder og underleverandører i én platform.
ST Følgebiler: Automatiseret administration af følgebiler og særtransport
Et system, der automatisk indlæser særtransport-tilladelser som PDF fra en indbakke, udtrækker dataene, holder styr på status og udløb – og sender tilladelsen til kunden og udløser fakturering.
Junkbusters - website til landsdækkende affaldsløsninger
Junkbusters afhenter affald i hele landet for private, byggepladser og virksomheder. Vi byggede et website, hvor kunden på få klik kan se, hvilken løsning der passer – container, junkbag eller affaldstaxa – og bestille den.
Servicestyring -Nytænkende platform til servicearbejde
Kom i gang
Lad os ringe dig op
Udfyld formularen, så kontakter vi jer inden for én hverdag og aftaler en gennemgang af, hvordan opgaverne fordeles og afregnes hos jer i dag.
Ofte stillede spørgsmål om ruteplanlægning
Vi bygger den grad af automatik, der giver mening. For mange virksomheder er det vigtigste at kunne se opgaverne på et kort og fordele dem hurtigt med kendskab til kompetencer og aftaler. Skal ruten beregnes helt automatisk, kan det lade sig gøre – men det kræver, at data om tid, adgang og kapacitet er i orden først.
Ja, det bygger vi til, hvor det er nødvendigt. Opgaver kan hentes ned og registreringer gemmes lokalt og sendes, når forbindelsen er der igen, frem for at vise en fejlside i en kælder eller på en mark.
Ja, og det er som regel dét, der giver den største besparelse. Vi har integrationer til e-conomic, Business Central, Rackbeat, Uniconta og Visma eEkonomi i drift og bygger nye, hvor der er behov.
Nej, og det anbefaler vi sjældent. Vi starter typisk med det led, der gør mest ondt – ofte planlægningen eller registreringen – og bygger videre derfra, når det første er i drift.
Ja. Vi kan bygge en kundeportal eller sende dokumentationen med fakturaen, så kunden kan se billeder, tidspunkter og udført arbejde uden at skulle ringe.
Ofte ja. Har I et system, der virker på ét område, kan vi bygge det manglende og integrere til det eksisterende frem for at erstatte det hele.
Det afhænger af, hvor mange led af kæden I vil have med, og hvor mange integrationer der skal bygges. Vi giver fast pris på baggrund af en kravspecifikation.
Ligger jeres planlægning stadig i et regneark?
Book et uforpligtende møde. Vi kigger på, hvor jeres flaskehals er, og siger ærligt, hvad der ville flytte mest.