ST Følgebiler: Automatiseret administration af følgebiler og særtransport
Kunde
ST Følgebiler
Services
Automatisering Email-håndtering PDF-behandling Dokumenthåndtering Geokodning
Teknologi
Laravel Filament Livewire Tailwind CSS API Integration
Baggrund og udfordring
En følgebils-operatør håndterer det papirarbejde og den logistik, en vognmand ikke selv kan: ansøge om og holde styr på særtransport-tilladelser fra Vejdirektoratet, stille følgebiler og chauffører til rådighed, planlægge ture, føre køresedler og fakturere.
Tilladelserne kom som PDF-emails, var svære at holde styr på og udløb let. Opgaven var at gøre en manuel email- og PDF-arbejdsgang til en tracket pipeline.
Løsning
Vi byggede et back-office-system, der automatisk fanger tilladelserne fra indbakken, læser dataene ud af PDF'erne og fører hver tilladelse gennem et klart statusforløb – hele vejen til udsendelse og fakturering.
Automatisk email-indlæsning
Systemet tjekker indbakken løbende, henter godkendte og afviste tilladelses-emails fra Vejdirektoratet, arkiverer PDF-bilagene pr. tilladelse og opretter dokumentposter automatisk.
PDF-dataudtræk
Teksten i tilladelses-PDF'erne læses og udfylder automatisk tilladelsen: mål, klassifikation, gyldighedsdatoer, køretøjsregistreringer og rute – uden manuel indtastning.
Tilladelsesregister med statuspipeline
Alle tilladelser samles i ét register, der flyder gennem statusser (afventer, godkendt, sendt, faktureret) med farvemarkering, når mål overskrider lovlige grænser, og avanceret søgning på mål og postnumre.
Overblik og udløbsovervågning
Dashboards viser aktuelle, gyldige og snart-udløbende tilladelser, og systemet sender automatisk besked, når en engangstilladelse nærmer sig udløb.
Send til kunde og fakturér
Med ét klik sendes tilladelsens dokumenter til kunden, og status opdateres. Derfra udløses faktureringen direkte fra sagen.
Ture, chauffører og køresedler
Ordrer, ture og chauffør-/køretøjstildeling planlægges i systemet, og den billable køreseddel med ledsagelsestider, ventetid og brotakster føres og styres samlet.
Hvorfor vi valgte denne platform
Systemet skal køre stabilt i baggrunden, læse dokumenter pålideligt og give staben ét klart arbejdsbord. Derfor valgte vi:
Laravel (PHP)
En solid backend til de mange planlagte baggrundsjobs, der indlæser email, scanner PDF'er og overvåger udløb minut for minut.
Filament og Livewire
Et komplet admin-panel med registre, dashboards og handlinger – server-renderet og hurtigt at videreudvikle.
IMAP email-integration
Direkte forbindelse til indbakken, så godkendelser og afvisninger fanges automatisk uden manuel håndtering.
PDF-læsning og -generering
Tekstudtræk fra tilladelses-PDF'er kombineret med generering af dokumenter og fakturaer.
Geokodning af adresser
Afhentnings- og leveringsadresser slås op og geokodes til koordinater, så ordrer har præcise start- og slutpunkter.
Planlagte baggrundsjobs
En række automatiserede jobs holder data rene, opdaterer tilladelser og udsender udløbsvarsler uden manuel indblanding.
Resultater og fordele
Mindre manuelt arbejde: tilladelser fanges, læses og arkiveres automatisk fra indbakken.
Ingen oversete udløb: udløbsovervågning og varsler sikrer, at ingen tilladelse løber ud ubemærket.
Hurtigere flow til fakturering: fra godkendt tilladelse til udsendt og faktureret på få klik.
Samlet overblik: tilladelser, dokumenter, ture, chauffører og køresedler ét sted.
Hvorfor vælge Indexed?
Erfarent team: med mere end 20 års erfaring løser vi komplekse systemudviklingsopgaver.
Skræddersyede løsninger: vi bygger systemer, der passer til jeres arbejdsgange.
Dansk udvikling: al udvikling foregår i Danmark – kvalitet, nærhed og tæt dialog.
Vil du vide mere?
Kontakt os for at høre, hvordan vi kan udvikle et skræddersyet system til din virksomhed.