Kassesystemet skal passe til forretningen – ikke omvendt
Et kassesystem er ikke bare en skærm med varer på. Det er dér, salget bliver til bogføring, hvor lageret bliver trukket, hvor gavekortet bliver indløst, og hvor gæsten møder jer til sidst. Vi bygger kassesystemer fra bunden, når hylden ikke passer – senest et komplet POS til Cecilie's fem centre.
Det får I med et kassesystem fra Indexed
Kassen er der, hvor forretningen bliver til tal
Et kassesystem – eller POS, point of sale – er det sted, hvor salget rent faktisk sker. Varen vælges, prisen beregnes, rabatten lægges på, gæsten betaler med kort, kontant eller gavekort, bonnen printes, og pengene skal ende det rigtige sted i bogholderiet. Går et af de led i stykker, står der en kø.
De fleste virksomheder starter med en hyldeløsning, og det er også det rigtige for mange. Der findes gode standardkasser til en almindelig butik med et almindeligt sortiment. Problemet opstår, når forretningen ikke er almindelig: når kassen også skal kunne tage imod en booking, sende en madbestilling til køkkenet, kende en firmakundes prisaftale, indløse et gavekort købt online og aflevere dagens tal i det rigtige regnskabsår.
Så begynder man at bygge udenom. Et regneark til opgørelsen, en manuel postering til bogholderen, en seddel ved kassen med de aftaler, systemet ikke kender. Det er dér, et skræddersyet kassesystem holder op med at være en luksus og bliver til den billigste løsning.
Det, der går galt, når kassen er købt på hylden
Det herunder er de problemer, vi oftest bliver ringet op om. Kender I to eller flere af dem, er kassen sandsynligvis blevet den begrænsende faktor.
Kassen og webshoppen er to forretninger
Varer oprettes to steder, priser passer ikke sammen, og et gavekort solgt online kan ikke indløses i butikken. Kunden oplever to forskellige virksomheder, og personalet bruger tid på at forklare hvorfor. Når kasse og webshop deler varekartotek, kunder og lager, forsvinder hele den forklaring.
Systemet kan ikke det, I gør
Standardkasser er bygget til gennemsnittet. Skal en pakke bestå af aktivitet, mad og drikke med hver sin momssats og hver sin konto, eller skal en firmakunde kunne købe på faktura, ender det som et workaround, personalet skal huske. Vi bygger reglen ind i stedet.
Dagens tal skal tastes ind bagefter
Kasseopgørelsen printes, tallene tastes i økonomisystemet, og en gang om måneden går noget ikke op. Det er ikke bogholderens fejl – det er et manglende led. Vi sender dagsrapporten direkte til økonomisystemet som et bilag, der kan bogføres.
Hardwaren bestemmer softwaren
Bonprinter, kasseskuffe og kortterminal er ofte låst til leverandørens egen kasse, og et skifte betyder nyt udstyr i alle butikker. Vi taler direkte med terminalen og printeren, så udstyret er et valg og ikke en lænke.
Ingen ved, hvad der skete ved kassen
En rettet ordre, en annulleret bon eller en returnering uden spor er både et regnskabsproblem og et tillidsproblem. Bonnumre skal løbe fortløbende uden huller, og hver ændring skal kunne findes igen – med hvem, hvad og hvornår.
Licens pr. kasse, pr. bruger, pr. ordre
Prisen følger væksten, ikke værdien. En ekstra kasse i højsæsonen eller en afdeling mere bliver en forhandling med leverandøren. Når løsningen er jeres egen, koster kasse nummer fem det, den koster at sætte op.
Det skal et kassesystem kunne
Herunder er de dele, vi bygger igen og igen. De fleste løsninger bruger en del af dem – ikke dem alle.
Salgsbillede bygget til fart
Kategorier, favoritter, tilvalg og pakker sat op, så det, der sælges mest, sidder øverst. Kassen skal kunne betjenes med tommelfingeren på en travl fredag – ikke navigeres i.
Betaling med kort, kontant og gavekort
Integration direkte til kortterminalen, så beløbet sendes over uden at nogen taster det. Kontant med byttepengeberegning og afrunding efter danske regler, gavekort med saldo og delbetaling, og fakturabetaling for erhvervskunder. Flere betalingsmidler på samme ordre.
Bonprint, kasseskuffe og kvittering på mail
Bonner, gavekortbeviser, køkkensedler og kasseopgørelser printet på almindelige bonprintere, med logo, stregkode og QR-kode. Skuffen åbner, når den skal, og gæsten kan få kvitteringen på mail i stedet for på papir.
Kasseåbning, optælling og opgørelse
Kassen åbnes med en startbeholdning og lukkes med en optælling – seddel for seddel og mønt for mønt, hvis I vil have differencen forklaret. Opgørelsen samler salg pr. betalingsmiddel, solgte og indløste gavekort og differencen mellem talt og forventet.
Medarbejdere, roller og skift
Hver ekspedient logger på med sin egen kode, så salget kan spores til en person, og kassen kan låses mellem to skift. Rettigheder styrer, hvem der må give rabat, annullere en bon eller lukke kassen.
Flere kasser, flere afdelinger
Kasserne i samme butik deler ordrer i realtid, så en bon startet ved den ene kasse kan afsluttes ved den anden. Flere afdelinger kører i samme system med hver sit varekartotek, sine priser og sine tal.
Ordrer, rabatter og returnering
Parkerede ordrer, bordnumre, rabatgrupper, kundetilknytning og returnering med henvisning til den oprindelige bon. Historikken kan slås op og bonnen printes igen, uden at nogen skal lede i en kasse med papir.
Rapporter og dagsafslutning
Omsætning pr. dag, pr. kasse, pr. ekspedient og pr. varegruppe – og en dagsrapport, der kan sendes videre til økonomisystemet frem for at blive tastet ind. Tallene er de samme, uanset hvem der trækker dem.
Butikken og webshoppen er den samme forretning
Det tydeligste tegn på, at kasse og webshop er to systemer, er, at kunden kan mærke det. Prisen er en anden, gavekortet virker kun det ene sted, og varen står på lager online, selvom den blev solgt i butikken for en time siden. Når de to deler fundament, forsvinder de problemer – ikke fordi nogen har synkroniseret bedre, men fordi der ikke er noget at synkronisere.
Ét varekartotek: Varer, priser, varianter, tilvalg og billeder vedligeholdes ét sted og bruges både i kassen og på nettet. En rettet pris er rettet begge steder med det samme.
Ét lager: Det, der sælges over disken, trækkes fra den samme beholdning, som webshoppen viser. Der er én sandhed om, hvor mange der er tilbage.
Gavekort på tværs: Et gavekort købt online kan indløses ved kassen og omvendt, med saldo, delbetaling og korrekt bogføring af den forpligtelse, et uindløst gavekort er.
Én kunde: Køb i butikken og køb på nettet lander på den samme kunde, så ordrehistorik, prisaftaler og fakturakøb gælder begge steder.
Online booking hentes i kassen: En reservation eller et arrangement købt på hjemmesiden kan findes frem ved ankomsten, tjekkes ind og efterbestilles på – uden at nogen skal oprette den igen.
Cecilie's: et kassesystem bygget fra bunden
Cecilie's driver fem oplevelsescentre i Herlev, City2, Holbæk, Slagelse og Amager med bowling, minigolf, pool, dart, shuffleboard, café og sportsbar under samme tag. Det er en forretning, hvor den samme gæst booker en bane online, køber en omgang mad ved kassen, indløser et gavekort og sætter det hele på firmaets faktura.
Ingen standardkasse kunne det. Vi har derfor bygget kassesystemet fra bunden som en del af den samme platform som deres booking – med integration til kortterminalen, print på bonprinteren direkte fra browseren, kasseopgørelse med optælling, gavekort på tværs af kanaler og dagsrapport videre til økonomisystemet.
Resultatet er, at personalet arbejder i ét system i stedet for tre, og at dagens tal er bogført, inden nogen går hjem.
En kasse skal kunne stå for et eftersyn
Et kassesystem er ikke bare et salgsværktøj – det er en del af regnskabet. Det stiller nogle krav, som er kedelige at tale om og dyre at opdage for sent. Vi bygger dem ind fra begyndelsen:
Fortløbende numre uden huller: Bon-, ordre- og fakturanumre tildeles gennem en låst tæller, så to kasser aldrig kan få det samme nummer, og der aldrig mangler et i rækken.
Spor på alle ændringer: Rettede ordrer, annulleringer og returneringer logges med bruger, tidspunkt og hvad der blev ændret fra og til, så en difference kan forklares i stedet for gættes.
Korrekt moms pr. varelinje: Mad, drikke, aktiviteter og gavekort behandles hver for sig, også når de sælges i den samme pakke, og momsen følger linjen frem for ordren.
Kontogrupper på varerne: Hver vare, pakke og aktivitet hører til en kontogruppe, så omsætningen fordeles rigtigt, når ordren er betalt – ikke når nogen sidder og fordeler den bagefter.
Kontant afrunding efter danske regler: Kontantbeløb rundes til nærmeste 50 øre, og forskellen posteres for sig, så kassen stemmer, og differencen kan ses.
Dagsrapport til økonomisystemet: Dagens salg sendes som et bilag til e-conomic eller jeres eget ERP, fordelt på konti og betalingsmidler, klar til at blive bogført.
Kassesystemer til forretninger, hylden ikke passer til
Et skræddersyet kassesystem giver mening, når salget hænger sammen med noget andet: en booking, et køkken, et værksted, et medlemskab eller en aftale. Det er typisk oplevelsescentre, restauranter og cafeer, klubber og centre med både booking og salg, butikker med værksted, og virksomheder der sælger både til private og til erhverv fra den samme disk.
Er sortimentet enkelt, og er der ikke andet end salg, skal I ikke have bygget en kasse. Det siger vi også, hvis det er svaret.
Sådan forløber et kassesystem-projekt
Afklaringsmøde
Kravspecifikation og fast pris
Udvikling, udstyr og test
Idriftsættelse og drift
Kassesystemer og handelsløsninger, vi har bygget
Herunder er et udvalg af de løsninger, hvor salg, booking og produktdata hænger sammen i ét system.
Cecilie's – kassesystem bygget fra bunden til fem centre
Cecilie's sælger bowling, minigolf, mad og drikke i fem centre. Vi har bygget deres kassesystem fra bunden – med integration til kortterminalen, bonprint direkte fra browseren, kasseopgørelse med optælling, gavekort på tværs af kanaler og dagsrapport videre til e-conomic.
Cecilie's – booking af bowling, aktiviteter og mad i ét flow
For Cecilie's er booking ikke et praktisk behov, det er forretningen. Vi har bygget et bookingsystem, der finder ledige baner ved siden af hinanden, sammensætter aktiviteter og spisning til færdige planer og reserverer dem alle, indtil gæsten har valgt.
Cecilie's – vagtplanlægning med AI-prognoser for omsætning og lønprocent
Cecilie's planlægger vagter på tværs af fem centre, hvor omsætningen svinger med vejr, ferier og weekender. Vi har bygget et vagtplansystem, hvor en ML-model forudsiger dagens omsætning, og planlæggeren kan se lønprocenten, før vagterne bliver lagt – ikke bagefter.
Kom i gang
Lad os ringe dig op
Udfyld formularen, så kontakter vi jer inden for én hverdag og aftaler en gennemgang af, hvordan der sælges hos jer i dag.
Ofte stillede spørgsmål om kassesystemer
Når salget hænger sammen med noget, standardkassen ikke kender – en booking, et køkken, et medlemskab eller en prisaftale – og I derfor har bygget arbejdsgange udenom systemet. Er kassen bare en kasse, og passer en hyldeløsning til jeres sortiment, siger vi det ærligt.
Ja. Vi har en integration til Verifone-terminaler i drift, hvor beløbet sendes fra kassen til terminalen, og svaret læses tilbage, så ingen taster beløbet manuelt. Andre terminaler er en udviklingsopgave – ikke et spørgsmål om, hvorvidt platformen tillader det.
Kassen kører i en browser på en almindelig pc, en tablet eller en touchskærm. Bonprinter og kasseskuffe styres direkte fra maskinen, så I kan bruge almindelige bonprintere frem for udstyr, der er låst til én leverandør.
Ja, og det er som regel hele pointen. Vi bygger kassen på det samme fundament som webshop og booking, så varer, priser, lager, kunder og gavekort er de samme data – ikke to kopier, der skal holdes ens.
Ja. Vi sender dagsrapporten videre til økonomisystemet som et bilag fordelt på konti og betalingsmidler. Vi har e-conomic i drift og bygger tilsvarende til Business Central, Rackbeat, Uniconta og Visma eEkonomi.
Vi bygger med fortløbende bonnumre uden huller, logning af ændringer, annulleringer og returneringer, korrekt moms pr. varelinje og en dagsafslutning, der kan afstemmes. Den konkrete afgrænsning aftaler vi med jer og jeres revisor, inden vi går i gang.
Det afhænger af, hvor meget kassen skal kunne, og hvor mange integrationer der skal bygges – sjældent af antallet af kasser. Vi giver fast pris på baggrund af en kravspecifikation og deler gerne projektet op, så I kan komme i luften med kernen og bygge videre derfra.
I betaler for løsningen og driften – ikke for hver medarbejder, der logger på, eller hver ordre, der løber igennem. Jeres data er jeres og kan altid eksporteres, og vi holder på jer med arbejdet frem for med kontrakten.
Skal jeres kasse passe til forretningen?
Book et uforpligtende møde. Vi kigger på, hvordan der sælges hos jer i dag, og siger ærligt, om I skal bygge jeres eget – eller købe noget på hylden.