Vagtplanlægning, hvor I kender konsekvensen, inden vagten er lagt
Bemanding er den største enkeltpost i de fleste servicevirksomheder, og den bliver planlagt uger før, nogen ved, hvor travlt der bliver. Vi bygger vagtplansystemer, der viser lønprocenten, mens planen laves – og som lader medarbejderne selv dække de vagter, der mangler.
Det får I med et vagtplansystem fra Indexed
Et regneark, der er vokset til at styre jeres største omkostning
De fleste virksomheder med timelønnede starter i et regneark. Det virker, indtil der er tre afdelinger, femogtyve medarbejdere med hver deres kompetencer og en fredag, hvor to melder sig syge. Så bliver planlægningen til telefonopkald, og timerne til noget, nogen husker forkert i slutningen af måneden.
Et vagtplansystem samler tre ting, der normalt ligger hver for sig: planen over hvem der arbejder hvornår, registreringen af hvad der faktisk blev arbejdet, og overleveringen af de timer til lønsystemet. Når de tre hænger sammen, forsvinder både dobbeltarbejdet og de diskussioner, der ellers opstår, når en medarbejder og en leder husker forskelligt.
Standardsystemerne kan det basale. De kommer til kort, når bemandingen afhænger af noget, systemet ikke kender – omsætning, vejr, sæson, kompetencer, overenskomster eller flere afdelinger med hver sin timeløn. Der bygger vi i stedet et system, der kender jeres regler.
Det, der går galt, når planen ligger i et regneark
Kender I to eller flere af dem herunder, koster planlægningen jer mere, end den behøver.
Lønprocenten kendes først bagefter
Vagterne bliver lagt efter fornemmelse, og først i næste måneds regnskab kan man se, om der var for mange eller for få på arbejde. Vi regner lønnen på den lagte plan op mod den forventede omsætning, så beslutningen kan træffes, mens den stadig kan ændres.
At dække en vagt er en række opkald
En sygemelding klokken seks om morgenen bliver til tyve minutters ringen rundt. Med en intern vagtbørs kan medarbejderne selv byde på ledige vagter, og systemet viser kun vagterne til dem, der må tage dem.
Timerne bygger på hukommelse
Uden registrering ved ingen præcis, hvornår folk kom og gik. Check ind og ud på stedet inden for et tidsvindue gør timerne til data i stedet for til et skøn – og gør det synligt, hvis nogen slet ikke møder op.
Lønkørslen er manuel indtastning
Timerne tastes fra ét system til et andet en gang om måneden, og der opstår fejl. Vi eksporterer direkte til lønsystemet, summeret pr. medarbejder og lønart med tillæg lagt på efter reglerne.
Reglerne står i hovedet på én person
Hvem må tage hvilke vagter, hvor mange timer må en ung arbejde, hvornår udløses et tillæg. Ligger det hos en enkelt planlægger, står I stille, når han holder ferie. Vi lægger reglerne i systemet.
Flere afdelinger, ingen sammenligning
Når hver afdeling har sit eget regneark, kan ledelsen ikke se, hvor der er noget at hente. Ét system med samme opgørelse på tværs gør afdelingerne sammenlignelige.
Det skal et vagtplansystem kunne
Herunder er de dele, vi bygger igen og igen. De fleste løsninger bruger en del af dem – ikke dem alle.
Vagtplan med konflikthåndtering
Vagter oprettes enkeltvis, som serier eller fra en skabelon over en typisk uge. Systemet nægter at oprette en vagt, der kolliderer med en, medarbejderen allerede har, eller med en godkendt fridag.
Vagtbørs med bud og godkendelse
Ubemandede vagter lægges på en intern børs. Kun medarbejdere med den rigtige rolle og uden overlappende vagt kan byde. Når en byder får vagten, afvises de øvrige automatisk, og alle får besked.
Check ind og ud
Medarbejderen tjekker ind og ud inden for et tidsvindue omkring vagten. En baggrundsproces holder øje og giver besked, hvis en vagt er begyndt, uden at nogen er mødt.
Fravær, ferie og sygdom
Anmodninger om fri sendes, godkendes og indgår i planen, så en planlægger ikke kan komme til at booke en medarbejder, der har fri. Sygefravær kan udløse en afløservagt direkte på børsen.
Kompetencer og roller
Medarbejdere har jobroller og kompetencer, og vagter kræver dem. Det er den mekanik, der gør, at systemet kan foreslå de rigtige folk frem for alle.
Løn, tillæg og eksport
Timeløn pr. medarbejder og pr. afdeling, weekend- og aftentillæg efter jeres regler, og eksport til lønsystemet. Behandlede vagter låses, så de ikke kan ændres bagefter.
Prognose og nøgletal
Forventet omsætning kan hentes fra jeres kasse- eller bookingsystem, og systemet regner planlagt og faktisk lønprocent pr. dag og advarer, når en dag afviger fra målet.
Kommunikation til medarbejderne
Beskeder om nye vagter, godkendte bud og ændringer sendes som sms eller push, så planen når frem til dem, der ikke sidder ved en computer.
Modellen gætter på omsætningen – I bestemmer bemandingen
Det er fristende at bede en model om at lægge vagtplanen. Vi har gjort noget mere robust: modellen forudsiger det, den kan lære af historikken, og systemet regner konsekvensen ud. Beslutningen bliver hos den planlægger, der kender sine folk.
Data fra jeres egne tal: Omsætningen kommer fra jeres kasse-, booking- eller ordresystem, så modellen trænes på virksomhedens egen historik frem for på et branchegennemsnit.
Én model pr. afdeling: To afdelinger opfører sig sjældent ens. Hver lokation får sin egen model, så en afdeling med et andet mønster ikke trækker de andre skæve.
Usikkerheden vises frem: Estimatet leveres med et spænd. En prognose, der giver sig ud for at være mere præcis, end den er, bliver ignoreret efter tredje gang, den tager fejl.
Systemet virker uden den: Er prognosetjenesten nede, mister planlæggeren sin prognose – ikke sin vagtplan.
Vi har det i drift: Cecilie's planlægger i dag fem centre på den her måde, med lønprocenten synlig i vagtplanen frem for i næste måneds regnskab.
Sådan forløber et vagtplanprojekt
Afklaringsmøde
Kravspecifikation og fast pris
Udvikling og prøvekørsel
Idriftsættelse og drift
Planlægningssystemer vi har bygget
Et udvalg af de systemer, hvor planlægning, registrering og afregning hænger sammen i én løsning.
Cecilie's – vagtplanlægning med AI-prognoser for omsætning og lønprocent
Cecilie's planlægger vagter på tværs af fem centre, hvor omsætningen svinger med vejr, ferier og weekender. Vi har bygget et vagtplansystem, hvor en ML-model forudsiger dagens omsætning, og planlæggeren kan se lønprocenten, før vagterne bliver lagt – ikke bagefter.
DSA: Skræddersyet system til snerydning, ruteplanlægning og afregning
Et skræddersyet driftssystem til vintertjeneste, der samler ruteplanlægning, feltregistrering på tablet og korrekt afregning af kunder og underleverandører i én platform.
Servicestyring -Nytænkende platform til servicearbejde
ST Følgebiler: Automatiseret administration af følgebiler og særtransport
Et system, der automatisk indlæser særtransport-tilladelser som PDF fra en indbakke, udtrækker dataene, holder styr på status og udløb – og sender tilladelsen til kunden og udløser fakturering.
Kom i gang
Lad os ringe dig op
Udfyld formularen, så kontakter vi jer inden for én hverdag og aftaler en gennemgang af, hvordan I planlægger i dag.
Ofte stillede spørgsmål om vagtplanlægning
Når planlægningen afhænger af noget, standardsystemerne ikke kender – jeres egne tillægsregler, kompetencekrav, flere afdelinger med hver sin timeløn eller en sammenhæng til omsætningen. Er behovet en almindelig kalender med vagter, findes der gode hyldeløsninger, og det siger vi.
Ja. Vi har Danløn i drift og bygger tilsvarende til andre lønsystemer. Timerne summeres pr. medarbejder og lønart, tillæg lægges på efter jeres regler, og behandlede vagter låses, så de ikke kan ændres bagefter.
Ja. Medarbejderne logger på med en personlig kode, ser deres egne vagter, byder på ledige vagter og søger fri fra telefonen. Beskeder kan sendes som sms, så de også når dem, der ikke tjekker en app dagligt.
Fra jeres eget system. Har I et kassesystem, et bookingsystem eller et ordresystem, henter vi de faktiske tal derfra. Har I ikke noget at hente fra, kan systemet stadig bruges – bare uden prognosedelen.
Ja. Medarbejdere kan høre til flere afdelinger med hver sin timeløn og sit lønnummer, og reglerne for tillæg og arbejdstid sættes op pr. afdeling frem for at ligge i koden.
Ofte ja. Vi kortlægger det eksisterende, beskriver reglerne og bygger om i etaper frem for at bede jer starte forfra. Det er præcis den øvelse, vi har lavet senest for Cecilie's.
Det afhænger af, hvor mange regler og integrationer der skal bygges – ikke af antallet af medarbejdere. Vi giver fast pris på baggrund af en kravspecifikation og deler gerne projektet op, så I kan komme i gang med kernen.
Bruger I for lang tid på at lægge vagtplanen?
Book et uforpligtende møde. Vi kigger på, hvordan I planlægger i dag, og siger ærligt, om I skal have bygget noget – eller købe en hyldeløsning.