Ved I, hvad I ejer, hvor det står, og hvilken stand det er i?
De fleste organisationer kan svare på, hvad de har købt. Færre kan svare på, hvor det er nu, hvem der bruger det, og om det skal repareres, genbruges eller kasseres. Vi bygger systemerne, der gør et regneark over indkøb til et reelt overblik over aktiver.
Det får I med et inventarsystem fra Indexed
Fra et indkøbsregneark til et levende overblik
Inventar- og assetstyring handler om at vide, hvad organisationen ejer, hvor det befinder sig, hvilken stand det er i, og hvad der skal ske med det næste gang. Det lyder banalt, men det er præcis dét, der ikke står nogen steder, når en virksomhed skal flytte kontor, aflevere et lejemål, forsikre sit udstyr eller dokumentere, hvor meget de faktisk genbruger.
Et bogholderi ved, hvad der blev købt og hvad det blev afskrevet til. Det ved ikke, at bordet står på tredje sal i det andet hus, at stolen mangler et hjul, eller at der står tres identiske skærme på et lager, mens der bliver købt nye ind.
Et assetsystem lukker det hul ved at give hver enkelt genstand en identitet – typisk en QR-kode, et NFC-mærke eller en RFID-tag – og knytte placering, stand, billeder, dokumenter og historik til den. Så bliver optælling til noget, man scanner sig igennem, frem for noget, man skriver i et regneark.
Det, der går galt uden styr på aktiverne
Kender I to eller flere af dem herunder, koster det jer sandsynligvis penge, I ikke kan se.
Ingen ved, hvad der står hvor
Udstyret er registreret ved indkøb og aldrig siden. Når nogen spørger, hvor mange der er, og hvor de står, bliver svaret et skøn. Med mærkning og scanning bliver placeringen et opslag frem for en rundtur.
Der købes ind, mens der står ubrugt på lager
Uden overblik er det nemmere at bestille nyt end at lede. Et system, der viser, hvad der er ledigt og hvor, betaler sig selv hjem på de indkøb, der ikke bliver foretaget.
Flytninger bliver kaos
En kontorflytning uden registrering betyder, at nogen står med kasser, ingen kan placere. Med flytninger som en funktion i systemet ved man, hvad der skal hvorhen, og hvad der ikke skal med.
Stand og vedligehold står ingen steder
Om noget er nyt, slidt eller defekt, ligger i hovedet på den, der sidst så det. Billeder og en standsvurdering pr. enhed gør beslutningen om reparation, genbrug eller kassation til noget, der kan træffes fra kontoret.
Genbrug kan ikke dokumenteres
Bæredygtighed er blevet et rapporteringskrav, ikke bare en hensigt. Uden registrering kan I ikke dokumentere, hvor meget der faktisk blev genbrugt, doneret eller solgt frem for kasseret.
Alt afhænger af én person
Overblikket ligger hos den medarbejder, der har været der længst. Det er ikke en risiko, nogen har besluttet at løbe – det er bare aldrig blevet lagt i et system.
Det skal et assetsystem kunne
Herunder er de dele, vi bygger. De fleste løsninger starter med registrering og mærkning og vokser derfra.
Registrering pr. enhed
Hver genstand oprettes med type, beskrivelse, stand, billeder, indkøbsdata og de felter, jeres branche kræver. Egne felter med validering gør, at systemet passer til jeres data frem for omvendt.
QR, NFC og RFID
Enhederne mærkes, så registrering og optælling sker ved at scanne frem for at taste. Det er dét, der afgør, om systemet bliver brugt i praksis eller kun ved den årlige optælling.
Placering og lokationer
Bygninger, etager, rum og lagre i det antal niveauer, I har brug for. En genstand har altid en aktuel placering og en historik over de tidligere.
Flytninger og projekter
Flytninger planlægges som opgaver med hvad der skal hvorhen, hvem der udfører det, og hvad der rent faktisk blev flyttet. Det er både planlægning og dokumentation i samme flow.
Genbrug, salg og donation
Overskydende inventar kan sættes til internt genbrug, salg til et netværk af købere eller donation til velgørende formål – med budproces og koordinering, hvor det er relevant.
Historik og revisionsspor
Alle ændringer gemmes med bruger og tidspunkt, så det kan ses, hvem der flyttede, ændrede eller kasserede hvad. Det er forudsætningen for at kunne stole på tallene.
ESG- og bæredygtighedsdata
Genbrugte, donerede og kasserede enheder kan trækkes ud som dokumentation til bæredygtighedsrapportering – bygget på registreringer frem for på skøn.
Flere kunder i samme løsning
Driver I asset management som en ydelse for andre, bygger vi det multi-tenant, så hver kunde har sine egne data, brugere og rapporter i den samme platform.
To platforme i drift, bygget til hver sin opgave
Vi har bygget assetstyring to gange for kunder, der lever af det – og de to løsninger viser hver sin side af opgaven:
Holmris B8 – IRS: Et inventarregistreringssystem, som Holmris B8 bruger til at give deres kunder overblik over møbler på tværs af lokationer, med moduler til salg af brugt inventar og donation til velgørende formål.
Move Manager – flytninger og registrering: En platform til flyttestyring og inventarregistrering med QR, NFC og RFID, billedgenkendelse via AI og udtræk til ESG-rapportering.
Mærkning er afgørende: Begge løsninger står og falder med, at det er hurtigere at scanne end at skrive. Er det ikke det, bliver systemet ikke opdateret.
Bæredygtighed er blevet data: Det, der begyndte som en god historie om genbrug, er nu noget, der skal kunne dokumenteres. Det kræver registrering fra begyndelsen.
Begge kører multi-tenant: Flere kunder på samme platform med hver sine data – fordi begge virksomheder sælger overblikket som en ydelse.
Sådan forløber et assetprojekt
Afklaringsmøde
Datamodel og kravspecifikation
Opbygning og første registrering
Idriftsættelse og drift
Assetløsninger vi har bygget
Et udvalg af de platforme, hvor registrering, placering og genanvendelse hænger sammen i én løsning.
Move Manager: Platform til flytninger og inventarregistrering
En B2B-platform til professionelle flytninger og inventarregistrering: hvert møbel fotograferes, kategoriseres og placeres, flytninger planlægges rum for rum, og der printes scanbare QR-labels – helt ned til en ESG-rapport for genbrug.
Holmris B8 - Optimering af møbelhåndtering med skræddersyet løsning
IRS (Inventory Registration System) er et omfattende system, der giver virksomheder mulighed for at holde styr på deres møbler og inventar på forskellige lokationer.
Hjulfabrikken - mødelokale booking, som lejerne selv styrer
Hjulfabrikken er et erhvervsfællesskab i den gamle hjulfabrik i Hadsten. Vi har bygget et bookingsystem, hvor lejerne selv booker fælles mødelokaler og kontorpladser på tværs af bygningens afsnit – med automatisk e-mailbekræftelse og et flow, der virker på mobilen.
Kom i gang
Lad os ringe dig op
Udfyld formularen, så kontakter vi jer inden for én hverdag og aftaler en gennemgang af, hvad I har brug for at kunne se.
Ofte stillede spørgsmål om inventarstyring
Det afhænger af, hvad der mærkes, og hvordan der scannes. QR er billigst og virker med en almindelig telefon. NFC kræver ingen synlighed og er hurtigere at scanne tæt på. RFID kan læse mange enheder på afstand og er den rigtige løsning, når der skal tælles hurtigt i et lager. Vi kan bygge til alle tre.
Kun så detaljeret, som formålet kræver. Skal I kunne forsikre, er det andre felter end hvis I skal kunne genbruge. Vi starter med formålet og bygger datamodellen derfra frem for at registrere alt, hvad der kan registreres.
Ja. Registrering, scanning og billeder foregår typisk fra en telefon eller tablet ude ved genstanden, mens overblik og rapporter bruges fra kontoret.
Ja, når registreringen er på plads. Genbrugte, donerede og kasserede enheder kan trækkes ud som dokumentation. Pointen er, at rapporteringen bygger på faktiske registreringer frem for på estimater.
Ja. Vi bygger multi-tenant fra starten, hvor det er relevant, så hver af jeres kunder har sine egne data, brugere og rapporter i den samme platform.
Ja. Indkøb og afskrivninger kan hentes fra økonomisystemet, så registreringen ikke starter forfra, og salg af brugt inventar kan sendes den anden vej.
Det afhænger af datamodellen og af, hvor mange moduler I har brug for – ikke af antallet af genstande. Vi giver fast pris på baggrund af en kravspecifikation.
Skal I have styr på, hvad I ejer?
Book et uforpligtende møde. Vi kigger på, hvad I har brug for at kunne svare på, og hvad der skal registreres for at kunne det.