facebook

Tak for din besked!

Vi har modtaget din besked og vil vende tilbage hurtigst muligt.

Menu
Kontakt os:
+45 71 74 28 28
Hjulfabrikken

Hjulfabrikken - mødelokale booking, som lejerne selv styrer

Hjulfabrikken er et erhvervsfællesskab i den gamle hjulfabrik i Hadsten. Vi har bygget et bookingsystem, hvor lejerne selv booker fælles mødelokaler og kontorpladser på tværs af bygningens afsnit – med automatisk e-mailbekræftelse og et flow, der virker på mobilen.

Kunde

Hjulfabrikken

Services

Bookingflow Webudvikling Hosting & vedligeholdelse

Teknologi

Timeslot Hosting

Link til casen

Besøg Hjulfabrikken

Kundecase

Baggrund og udfordring

Hjulfabrikken.com er et erhvervsfællesskab i den knap 7.000 m² store bygning i Hadsten, der tidligere husede Hadsten Hjulfabrik. Bygningen blev totalrestaureret mellem 2018 og 2021 og rummer i dag kontorpladser, kontorer og lejemål til alt fra iværksættere til etablerede virksomheder – og en række fælles mødelokaler, som lejerne deler.

Fælles mødelokaler er praktiske lige indtil to lejere regner med det samme lokale på samme tidspunkt. Så længe booking foregår på en seddel, i en delt kalender eller som en besked til udlejer, går der tid med koordinering, og der opstår misforståelser. I praksis bliver udlejeren selv til bookingsystemet.

Hjulfabrikken havde derfor brug for en løsning, hvor lejerne selv kan se, hvad der er ledigt, og booke det på stedet – på tværs af bygningens forskellige afsnit og uden at det kræver en app eller en brugerkonto.

Løsningen

Vi byggede mødelokalebookingen på Timeslot, vores egen bookingplatform, og satte den op med Hjulfabrikkens egne lokaler, kapaciteter, afsnit og priser.

Alle lokaler i ét overblik

Banegården, de fire mødelokaler og de to kontorpladser vises side om side i den samme dagsoversigt med kapacitet og afsnit. Lejeren kan se på ét skærmbillede, hvad der er ledigt hvornår, i stedet for at klikke sig ind i hvert enkelt lokale.

Lokaler på tværs af afsnit og lokationer

Lokalerne ligger i forskellige afsnit af bygningen, og systemet er bygget til at håndtere flere lokationer under den samme udlejer. Kommer der nye lokaler eller lejemål til, kan de oprettes uden udvikling.

Træk hen over tidsrummet

I stedet for at vælge start- og sluttid i to dropdowns trækker lejeren hen over tidslinjen og markerer sin varighed. Valgte, optagede og blokerede tider har hver sin farve, så det er tydeligt, hvad der kan lade sig gøre – og dobbeltbookinger er ikke mulige.

Booking uden brugerkonto

Lejeren skal ikke oprette en profil og huske endnu et password. Bookingen gennemføres med navn, e-mail, virksomhed og telefonnummer, hvilket holder tærsklen nede og gør, at systemet rent faktisk bliver brugt.

Automatisk e-mailbekræftelse

Når bookingen er gennemført, sender systemet automatisk en bekræftelse til lejeren. Udlejer skal ikke bekræfte manuelt, og begge parter har det samme på skrift, hvis der senere opstår tvivl om tidspunkt eller lokale.

Mobilvenlig og på to sprog

Mødelokaler bliver ofte booket i farten. Tidslinjen fungerer med touch, hvor man holder og trækker for at vælge varighed, og hele flowet kan gennemføres på en telefon. Fordi huset rummer både danske og internationale virksomheder, findes bookingen på dansk og engelsk.

Hjulfabrikken

Resultater og fordele

Løsningen har flyttet bookingen fra udlejerens indbakke ud til lejerne selv:

  • Lejerne booker selv: Udlejer er ikke længere mellemled i hver eneste reservation, og lejerne kan booke, når de har brug for det – også uden for kontortid.

  • Ingen dobbeltbookinger: Optagede og blokerede tider er markeret i realtid, så to lejere ikke kan ende med det samme lokale på det samme tidspunkt.

  • Dokumentation på skrift: E-mailbekræftelsen betyder, at både lejer og udlejer har den samme aftale liggende, uden at nogen skal skrive den ned.

  • Kan vokse med huset: Nye lokaler, afsnit og lokationer lægges ind i systemet, efterhånden som Hjulfabrikken udvider – uden at der skal udvikles noget nyt.

Fremadrettet samarbejde

Vi hoster og driver bookingløsningen og udvider den i takt med, at Hjulfabrikken får flere lokaler og lejemål. Fordi løsningen kører på Timeslot, kommer nye funktioner på platformen automatisk med.

Indexed

Hvorfor vælge Indexed?

  • Erfarent team: Med mere end 20 års erfaring har vi løst komplekse udfordringer for en lang række kunder.

  • Vores egen bookingplatform: Timeslot er udviklet af os, så vi kan tilpasse regler, flows og integrationer i stedet for at bede jer om at rette jer efter et standardsystem.

  • Tæt samarbejde: Vi er din lokale samarbejdspartner, som altid er tilgængelig og prioriterer personlig kontakt.

  • Pålidelig support: Du kan regne med os – både før, under og efter projektet.

  • Dansk udvikling – Made in Denmark: Al vores udvikling og hosting foregår i Danmark.

Indexed - Palle & Kristian Gennemgang af udvikling
Indexed - Morten io gang med udvikling

Mød holdet

Vi er et webbureau med fokus på kvalitet og kundens løsninger. Vores tekniske kunnen matcher vores evne til at levere.

Indexed
Peter Sørensen, Indexed
Direktør

Peter Sørensen

Mathi Kumarathurai, Projektleder hos Indexed.dk
Projektleder

Mathi Kumarathurai

Morten Bak
CTO

Morten Bak

Palle Andersen Houtved
Senior Webudvikler

Palle Houtved

Senior Webudvikler

Kristian Svalgaard

Senior webudvikler

Tue Jensen

Morten Harders
Senior Webudvikler

Morten Harders

Christian Mousten
Senior Webudvikler

Christian Mousten

Kontorets blæksprutte

Mette Blaase

Skal vi snakke?

Har I mødelokaler, kontorpladser eller faciliteter, som andre skal kunne booke, så lad os tage en uforpligtende snak om, hvordan det kan sættes op.