Hjulfabrikken - mødelokale booking, som lejerne selv styrer
Kunde
Hjulfabrikken
Services
Bookingflow Webudvikling Hosting & vedligeholdelse
Teknologi
Timeslot Hosting
Link til casen
Besøg Hjulfabrikken
Baggrund og udfordring
Hjulfabrikken.com er et erhvervsfællesskab i den knap 7.000 m² store bygning i Hadsten, der tidligere husede Hadsten Hjulfabrik. Bygningen blev totalrestaureret mellem 2018 og 2021 og rummer i dag kontorpladser, kontorer og lejemål til alt fra iværksættere til etablerede virksomheder – og en række fælles mødelokaler, som lejerne deler.
Fælles mødelokaler er praktiske lige indtil to lejere regner med det samme lokale på samme tidspunkt. Så længe booking foregår på en seddel, i en delt kalender eller som en besked til udlejer, går der tid med koordinering, og der opstår misforståelser. I praksis bliver udlejeren selv til bookingsystemet.
Hjulfabrikken havde derfor brug for en løsning, hvor lejerne selv kan se, hvad der er ledigt, og booke det på stedet – på tværs af bygningens forskellige afsnit og uden at det kræver en app eller en brugerkonto.
Løsningen
Vi byggede mødelokalebookingen på Timeslot, vores egen bookingplatform, og satte den op med Hjulfabrikkens egne lokaler, kapaciteter, afsnit og priser.
Alle lokaler i ét overblik
Banegården, de fire mødelokaler og de to kontorpladser vises side om side i den samme dagsoversigt med kapacitet og afsnit. Lejeren kan se på ét skærmbillede, hvad der er ledigt hvornår, i stedet for at klikke sig ind i hvert enkelt lokale.
Lokaler på tværs af afsnit og lokationer
Lokalerne ligger i forskellige afsnit af bygningen, og systemet er bygget til at håndtere flere lokationer under den samme udlejer. Kommer der nye lokaler eller lejemål til, kan de oprettes uden udvikling.
Træk hen over tidsrummet
I stedet for at vælge start- og sluttid i to dropdowns trækker lejeren hen over tidslinjen og markerer sin varighed. Valgte, optagede og blokerede tider har hver sin farve, så det er tydeligt, hvad der kan lade sig gøre – og dobbeltbookinger er ikke mulige.
Booking uden brugerkonto
Lejeren skal ikke oprette en profil og huske endnu et password. Bookingen gennemføres med navn, e-mail, virksomhed og telefonnummer, hvilket holder tærsklen nede og gør, at systemet rent faktisk bliver brugt.
Automatisk e-mailbekræftelse
Når bookingen er gennemført, sender systemet automatisk en bekræftelse til lejeren. Udlejer skal ikke bekræfte manuelt, og begge parter har det samme på skrift, hvis der senere opstår tvivl om tidspunkt eller lokale.
Mobilvenlig og på to sprog
Mødelokaler bliver ofte booket i farten. Tidslinjen fungerer med touch, hvor man holder og trækker for at vælge varighed, og hele flowet kan gennemføres på en telefon. Fordi huset rummer både danske og internationale virksomheder, findes bookingen på dansk og engelsk.
Resultater og fordele
Løsningen har flyttet bookingen fra udlejerens indbakke ud til lejerne selv:
Lejerne booker selv: Udlejer er ikke længere mellemled i hver eneste reservation, og lejerne kan booke, når de har brug for det – også uden for kontortid.
Ingen dobbeltbookinger: Optagede og blokerede tider er markeret i realtid, så to lejere ikke kan ende med det samme lokale på det samme tidspunkt.
Dokumentation på skrift: E-mailbekræftelsen betyder, at både lejer og udlejer har den samme aftale liggende, uden at nogen skal skrive den ned.
Kan vokse med huset: Nye lokaler, afsnit og lokationer lægges ind i systemet, efterhånden som Hjulfabrikken udvider – uden at der skal udvikles noget nyt.
Fremadrettet samarbejde
Vi hoster og driver bookingløsningen og udvider den i takt med, at Hjulfabrikken får flere lokaler og lejemål. Fordi løsningen kører på Timeslot, kommer nye funktioner på platformen automatisk med.
Hvorfor vælge Indexed?
Erfarent team: Med mere end 20 års erfaring har vi løst komplekse udfordringer for en lang række kunder.
Vores egen bookingplatform: Timeslot er udviklet af os, så vi kan tilpasse regler, flows og integrationer i stedet for at bede jer om at rette jer efter et standardsystem.
Tæt samarbejde: Vi er din lokale samarbejdspartner, som altid er tilgængelig og prioriterer personlig kontakt.
Pålidelig support: Du kan regne med os – både før, under og efter projektet.
Dansk udvikling – Made in Denmark: Al vores udvikling og hosting foregår i Danmark.
Mød holdet
Vi er et webbureau med fokus på kvalitet og kundens løsninger. Vores tekniske kunnen matcher vores evne til at levere.
Mette Blaase
Skal vi snakke?
Har I mødelokaler, kontorpladser eller faciliteter, som andre skal kunne booke, så lad os tage en uforpligtende snak om, hvordan det kan sættes op.