Cecilie's – booking af bowling, aktiviteter og mad i ét flow
Kunde
Cecilie's
Services
Bookingflow Booking-platform Planlægningssystem Betalingsintegration API Integration Multi-tenant Hosting & vedligeholdelse
Teknologi
Laravel Vue.js Inertia.js Timeslot Integration API MySQL Hosting
Link til casen
Besøg Cecilie's
Baggrund og udfordring
Cecilie's driver fem indendørs oplevelsescentre i Herlev, City2, Holbæk, Slagelse og Amager. Hvert center er på flere tusind kvadratmeter og rummer bowlingbaner, minigolfbaner, pool, dart og shuffleboard – og oveni en café, en restaurant og en sportsbar.
Hver aktivitet har sine egne regler. Bowling sælges pr. bane pr. spil, minigolf pr. runde, og et selskab på tolv skal have baner ved siden af hinanden, ikke fire spredt ud i hallen. Oveni skal maden passe ind: gæsterne vil spise før eller efter, køkkenet kan kun lave et vist antal kuverter i timen, og en dårlig placering af spisningen koster enten en tom bane eller et køkken, der brænder sammen klokken 18.
Standardbookingsystemer kan sælge en tid. De kan ikke lægge en aften sammen. Udfordringen var derfor konkret: Hvordan samler man hele oplevelsen i ét flow? Hvordan undgår man fejlbookinger og manuelle rettelser? Og hvordan får man udnyttet kapaciteten i både aktiviteter og køkken uden at en medarbejder skal sidde og kabale hver eneste booking?
Løsningen: én platform, hele oplevelsen
Vi har bygget bookingsystemet fra bunden. Kernen er, at aktiviteter ikke er tider i en kalender, men kapacitet med regler – og at systemet selv regner en hel aften ud frem for at bede gæsten om at gøre det.
Baner ved siden af hinanden
Skal et selskab bruge tre bowlingbaner, giver systemet dem tre baner, der ligger ved siden af hinanden. Ledige baner grupperes, og kun grupper med naboer bliver tilbudt. Det lyder småt, men det er forskellen på et samlet selskab og tre borde, der ikke kan snakke sammen.
Færdige planer i stedet for et puslespil
Har gæsten valgt både aktiviteter og mad, foreslår systemet to-tre samlede planer: spis først og spil bagefter, spil først og spis bagefter, eller spil-spis-spil, hvis der er valgt to aktiviteter. Gæsten vælger en aften – ikke en række tidspunkter, der skal gå op.
Alle forslag reserveres, indtil der er valgt
Hver foreslået plan reserveres i databasen, mens gæsten kigger. Så kan to gæster ikke ende med den samme bane, mens den ene tænker sig om. Når der vælges, bekræftes den ene plan, og de øvrige frigives igen med det samme.
Køkkenet er en kapacitet, ikke en formodning
Køkkenet har egne åbningstider og en grænse for, hvor meget der kan laves i et tidsrum. Spisningen placeres kun, hvor køkkenet reelt kan følge med, så personalet ikke skal ringe tilbage og flytte en booking, der aldrig kunne lade sig gøre.
Åbningstider, der løber over midnat
En fredag aften slutter ikke ved midnat. Systemet regner i åbningsdøgn frem for kalenderdøgn, så en bane booket klokken 23.30 hører til fredagens omsætning og ikke lørdagens – både i bookingen og i regnskabet.
Arrangementer og pakker
Firmaarrangementer, børnefødselsdage og polterabend sælges som pakker med aktivitet, mad og drikke i én pris. Pakken kender sine dele, så kapaciteten stadig bliver reserveret rigtigt, og omsætningen stadig kan fordeles på de rigtige konti.
Betaling online og bekræftelse med det samme
Gæsten betaler i flowet, og bookingen bekræftes, når betalingen er gået igennem. Erhvervskunder kan købe på faktura, og gavekort kan bruges som betaling – de samme gavekort, som sælges og indløses ved kassen.
Fem centre, ét system
Hvert center har sine egne baner, aktiviteter, priser, åbningstider og køkken, men kører på det samme fundament. Gæsten vælger afdeling først og ser derefter kun det, den afdeling faktisk kan tilbyde.
Hver aktivitet har sine egne regler
I stedet for at presse alt ned i én model er hver aktivitetstype sin egen komponent med sin egen logik for varighed, kapacitet og hvornår en tid skal afvises. Det gør det billigt at tilføje en aktivitet mere:
Bowling: Pris og varighed pr. spil pr. bane, maksimalt antal spillere pr. bane, og krav om naboledighed, når der bookes flere baner.
Minigolf: Runder frem for spil, med kapacitet på banen som helhed frem for pr. enhed.
Pool, dart og shuffleboard: Bordbaseret booking i tidsintervaller, hvor et bord er ledigt eller ej.
Spisning: Behandles som en aktivitet med køkkenkapacitet i stedet for enheder, så den kan indgå i planlægningen på lige fod med resten.
Bookingregler pr. center: Hvor lang tid i forvejen der skal bookes, hvilke tidsrum der er lukket, og hvilke aktiviteter der ikke må ligge samtidig, sættes op pr. afdeling frem for i koden.
Resultater og fordele
Bookingen sælger nu hele aftenen frem for en enkelt bane.
Højere gennemsnitsordre
Fordi mad og aktiviteter foreslås sammen, bliver spisningen en del af købet frem for noget, gæsten måske spørger om ved ankomsten.
Færre manuelle rettelser
Når systemet kender nabobaner, køkkenkapacitet og åbningstider, opstår de bookinger, der før skulle rettes i hånden, slet ikke.
Ingen dobbeltbookinger
Reservationen af alle foreslåede planer fjerner kapløbet mellem to gæster, der kigger på den samme bane på samme tid.
Bedre udnyttet kapacitet
Spisningen bliver lagt der, hvor både køkken og baner har plads, så de tomme huller i kalenderen bliver færre.
Booking og kasse er samme forretning
Bookingen kan findes frem i kassen ved ankomsten og bygges videre på, så det købte online og det købte på stedet ender på den samme ordre.
Plads til flere centre
Da systemet blev bygget, var der tre centre. I dag er der fem. Et nyt center er en opsætning på den platform, der allerede kører.
Fremadrettet samarbejde
Vi hoster og driver løsningen og udvikler videre på den sammen med Cecilie's. Bookingen er over tid vokset sammen med et kassesystem, et køkkenmodul, gavekort, fakturering og integration til økonomisystemet – alt sammen i den samme kodebase, så en forbedring ét sted også mærkes de andre steder.
Vi skaber værdi for vores kunder
-
CaseCecilie's – kassesystem bygget fra bunden til fem centre
Cecilie's sælger bowling, minigolf, mad og drikke i fem centre. Vi har bygget deres kassesystem fra bunden – med integration til kortterminalen, bonprint direkte fra browseren, kasseopgørelse med optælling, gavekort på tværs af kanaler og dagsrapport videre til e-conomic. -
CaseCecilie's – vagtplanlægning med AI-prognoser for omsætning og lønprocent
Cecilie's planlægger vagter på tværs af fem centre, hvor omsætningen svinger med vejr, ferier og weekender. Vi har bygget et vagtplansystem, hvor en ML-model forudsiger dagens omsætning, og planlæggeren kan se lønprocenten, før vagterne bliver lagt – ikke bagefter. -
CaseGolfskoven: Optimeret drift og øget salg med et skræddersyet bookingsystem
Et intuitivt bookingsystem, der forenkler administrationen og forbedrer oplevelsen for Golfskovens brugere.
Hvorfor vælge Indexed?
Vi bygger booking, der regner: Kapacitet, kombinationer og regler er kode, vi selv har skrevet, så systemet kan foreslå en aften frem for at vise en kalender.
Skræddersyede løsninger: Vi udvikler systemer, der er tilpasset jeres forretning – ikke omvendt.
Tæt samarbejde: Vi er din lokale samarbejdspartner, som altid er tilgængelig og prioriterer personlig kontakt.
Pålidelig support: Du kan regne med os – både før, under og efter projektet.
Dansk udvikling – Made in Denmark: Al vores udvikling og hosting foregår i Danmark.
Mød holdet
Indenfor webbranchen er vi et solidt match, når du søger et webbureau til at håndtere dine programmeringsopgaver. Vi er et webbureau med fokus på kvalitet og kundens løsninger.
Mette Blaase
Skal jeres booking sælge hele oplevelsen?
Har I aktiviteter, kapacitet og et køkken, der skal gå op i en højere enhed, så lad os tage en uforpligtende snak om, hvad et bookingsystem bygget til jer ville kunne.