Excel er et fantastisk værktøj, men det er en dårlig database for produktdata. Alligevel er regneark stadig den måde, mange virksomheder flytter varer, priser og specifikationer mellem leverandører, ERP, PIM og webshop. Det fungerer, lige indtil arket bliver for stort, en kolonne flytter sig, eller to medarbejdere redigerer samme fil.
Resultatet er fejl, forsinkelser og data, der ikke stemmer på tværs af systemer. I denne guide ser vi på, hvordan du automatisér produktdata-flow og kommer fra manuelle Excel-ark til et stabilt, API-baseret flow.
Hvorfor Excel kommer til kort
Et regneark har ingen kontrol med, hvem der ændrer hvad, og det validerer ikke data. En forkert formateret pris eller et tomt felt opdages ofte først, når fejlen er landet i webshoppen. Hver gang en fil sendes frem og tilbage, opstår der risiko for, at den forkerte version bliver brugt.
Når produktsortimentet vokser, eskalerer problemet. Det, der startede som et praktisk ark, bliver til timevis af manuel kopiering og fejlsøgning hver uge. Tid, der kunne være brugt på at sælge i stedet for at rette data.
Et API gør forskellen
Et API er den måde, dine systemer udveksler data direkte med hinanden, uden at en fil skal flyttes manuelt. I stedet for at eksportere et ark og importere det et andet sted, taler systemerne sammen automatisk og i realtid eller med faste intervaller.
Det betyder, at en prisændring i ét system slår igennem alle steder af sig selv, og at nye varer oprettes på tværs af kanaler uden manuel indtastning. Du kan se eksempler på, hvordan vi bygger den slags forbindelser, under integrationer.
PIM som det centrale knudepunkt
For produktdata specifikt giver det stor værdi at have ét sted, hvor alle data bor. Det er præcis, hvad et PIM-system er bygget til. Her samler du beskrivelser, billeder, specifikationer, varianter og priser ét sted, beriger dem, og distribuerer dem automatisk til webshop, markedspladser og andre kanaler.
Med et PIM som knudepunkt slipper du for at vedligeholde de samme data flere steder. Du retter én gang, og ændringen flyder ud via API til alle de systemer, der skal bruge den. Det er fundamentet for et automatiseret produktdata-flow, der både er hurtigt og pålideligt.
Sådan kommer du i gang
Begynd med at kortlægge, hvor produktdata kommer fra, og hvor de skal hen. Identificér de Excel-ark, der koster mest tid, og start med at automatisere netop det flow. En trinvis tilgang gør overgangen overskuelig: du kan typisk flytte fra manuel proces til automatiseret flow på et område i løbet af 1 til 2 uger.
Sørg for at indbygge validering, så fejl fanges, før data når frem, og logning, så du altid kan følge, hvad der er sket. Når flowet er stabilt, udvider du til de næste datakilder og kanaler. Du kan læse mere om, hvordan vi binder systemer sammen, under integrationer.
Skal vi automatisere jeres produktdata?
Vi hjælper B2B-virksomheder med at komme fra Excel til automatiserede dataflow via PIM og API. Læs mere om PIM, eller kontakt os for en snak om, hvordan I kan slippe for de manuelle regneark.