Support- og projektstyringsplatform bygget på email og Jira
Kunde
Internt Indexed-projekt
Services
Supportsystem Ticketsystem Projektstyring Email-håndtering Jira-integration Multi-tenant Realtidsopdatering
Teknologi
Laravel Filament Livewire Laravel Reverb Tailwind CSS API Integration
Baggrund og udfordring
Support og opgaver landede spredt: i indbakker, i Jira og i separate værktøjer. Kunderne manglede et samlet, gennemskueligt overblik over deres sager og fremdrift, og internt kostede det dobbelt dataindtastning at holde helpdesk og projektstyring adskilt.
Vi ville samle det hele ét sted: en platform, der fanger support fra email, kører hele leveranceflowet – kanban, estimater, godkendelser og tidsregistrering – og giver kunderne et rent vindue ind til deres projekter, uden at udviklerne skal forlade Jira.
Løsning
Vi byggede en platform med to portaler i samme system: et internt panel til support-agenter og udviklere, og en white-label kundeportal, hvor hver virksomhed har sit eget afgrænsede rum. Under motorhjelmen binder platformen email, kanban, tidsregistrering og Jira sammen til ét sammenhængende flow.
Fra email til ticket
Indkommende support-emails hentes automatisk fra postkassen via IMAP hvert 30. minut. Svar trådes ind på den rigtige sag, nye henvendelser bliver til tickets, og afsenderen matches til den rette kunde og projekt.
Kanban med live-opdatering
Tickets trækkes mellem statuskolonner på et kanban-board. Ændringer sendes i realtid til alle via WebSockets (Laravel Reverb), så flere kan arbejde på boardet samtidig uden at genindlæse.
Estimater og godkendelsesflow
Hver opgave kan have et estimat og et to-trins godkendelsesforløb: kunden godkender omfang, og efter review godkendes opgaven til deployment. Alt er sporbart.
Tidsregistrering og timerapport
Tid logges pr. ticket og bruger. En timerapport filtrerer på dato, virksomhed, projekt og bruger og kan eksporteres – klar til fakturering.
Kundeportal (multi-tenant)
Hver kunde har sin egen adgang på sit eget domæne-slug, hvor de kan oprette og følge egne sager og se projektstatus – uden at få indblik i internt Jira eller andre kunders data.
Triage og personlige visninger
Dedikerede visninger for "mine sager" og "ikke-tildelte sager" gør det let at fordele og tage ejerskab, understøttet af dashboard-widgets med nøgletal.
To-vejs synkronisering med Jira og Tempo
For at undgå dobbeltarbejde spiller platformen tæt sammen med de værktøjer, teamet allerede bruger:
Jira
To-vejs synkronisering af status, ansvarlig, prioritet, kommentarer og bilag. Udviklerne arbejder videre i Jira, mens kunderne ser fremdriften i portalen – uden ekko-loops mellem systemerne.
Tempo
Synkronisering af faktureringskonti og kunder, så registreret tid kobles korrekt til den rette kunde for tidsbaseret fakturering.
Notifikationer og Slack
Besked på mail og i systemet ved nye sager, kommentarer, @-omtaler og statusskift – plus Slack-beskeder til den enkelte virksomheds kanal.
Hvorfor vi valgte denne platform
Målet var at bygge et solidt internt værktøj hurtigt, med realtidsoplevelse og stærk integration. Derfor valgte vi:
Laravel 13 (PHP)
Moderne, sikker backend til forretningslogik, integrationer og køer.
Filament og Livewire
Server-renderet UI, der giver et fuldt admin-panel og en multi-tenant kundeportal med høj udviklingshastighed – uden en separat frontend-app at vedligeholde.
Laravel Reverb (WebSockets)
Realtidsopdatering af kanban-boardet, så teamet arbejder sammen live.
IMAP email-ingestion
Robust indlæsning af support-emails direkte fra postkassen med trådning, dedup og loop-beskyttelse.
Multi-tenant arkitektur
Hver kunde er en isoleret tenant med egne data og adgang, styret af finmasket rolle- og rettighedsstyring.
Custom API-integrationer
Direkte integration mod Jira Cloud og Tempo via deres REST-API'er, med kø-baserede jobs og webhooks for pålidelig synkronisering.
Resultater og fordele
Ét samlet system: helpdesk og projektstyring er slået sammen, så intet falder mellem to stole.
Ingen dobbeltindtastning: to-vejs Jira-sync betyder, at udviklere og kunder ser samme virkelighed uden manuelt arbejde.
Gennemsigtighed for kunden: kunderne følger deres egne sager og fremdrift i realtid i en ren portal.
Fakturerbar tid samlet: tidsregistrering og Tempo-kobling gør afregning enkel og præcis.
Hvorfor vælge Indexed?
Erfarent team: med mere end 20 års erfaring løser vi komplekse systemudviklingsopgaver.
Skræddersyede løsninger: vi bygger systemer, der passer til jeres arbejdsgange – ikke omvendt.
Dansk udvikling: al udvikling foregår i Danmark, hvilket sikrer kvalitet, nærhed og tæt dialog.
Vil du vide mere?
Kontakt os for at høre, hvordan vi kan udvikle et skræddersyet system til din virksomhed.