BookDinner – bordbookingsystem til restauranter
Gæsten vælger dato, tid og antal personer – på jeres egen bookingside eller i en widget på den hjemmeside, I allerede har. I godkender, eller lader BookDinner gøre det, og har dagens gæster, belægningen og statistikken samlet ét sted. Bygget til restaurantdrift, ikke som en generisk kalender.
Det kan BookDinner i dag
BookDinner er bygget til restaurantdrift
De fleste bookingsystemer opfatter en reservation som et tidspunkt. En restaurant opfatter den som pladser i lokalet i et stykke tid. Et selskab på fire personer klokken 18 optager kapacitet, indtil siddetiden er gået, og det skal systemet forstå, hvis det ikke skal ende med to selskaber til det samme bord.
BookDinner er bygget med netop det som udgangspunkt: åbningstider pr. ugedag, lukkedage og særåbninger, slotlængde, siddetid og kapacitet pr. tidsrum. Ovenpå ligger et gæsteflow, der kan køre på jeres eget domæne eller lægges ind som en widget på den hjemmeside, I allerede har.
Herunder står det, den nuværende version af BookDinner rent faktisk kan – ikke hvad den kunne komme til at kunne.
Det gæsten møder
Gæstefladen findes i to varianter, og I vælger selv hvilken. Begge er fuldt implementerede.
Datostrip og ledige tider
Gæsten ser en datostrip over det bookingvindue, I har sat op, hvor lukkede dage er slået fra. For den valgte dato beregnes de ledige tider ud fra jeres åbningstider, slotlængde, siddetid og kapacitet – og forgangne tidspunkter på dagen skjules automatisk.
Klassisk eller trinvist flow
I vælger, om gæsten skal have det hele på én side, eller om vedkommende skal føres gennem et trinvist forløb. Begge flows er bygget færdigt, og der skiftes mellem dem med én indstilling pr. restaurant.
Antal personer med grænser
Mindste og største selskab sættes pr. restaurant og håndhæves tre steder: i gæstens vælger, ved indsendelse og i selve oprettelsen. Er selskabet for stort, henvises gæsten til at ringe – med restaurantens eget telefonnummer.
Venteliste ved fulde tider
Er et tidspunkt fyldt, kan gæsten skrive sig på venteliste i stedet. Bliver der plads, fordi en booking aflyses eller afvises, får den ældste egnede tilmelding automatisk en mail med et link, der udfylder dato og tid på forhånd. Først til mølle, og hver tilmelding får kun én besked.
Bekræftelse på mail
Gæsten får en kvittering på forespørgslen og en bekræftelse, når I godkender – eller bekræftelsen med det samme, hvis I kører med auto-godkendelse. Afviser I, kan I skrive en besked med, som følger med i mailen. Alle mails har restaurantens e-mail som svaradresse.
Se og aflys via link
Hver mail indeholder et signeret link til gæstens egen reservationsside, gyldigt indtil bookingtidspunktet. Derfra kan gæsten se sin reservation og aflyse den, hvorefter kapaciteten frigives med det samme, og ventelisten bliver tjekket.
Jeres egen bookingside
Hver restaurant får sin egen bookingside på sit eget domæne eller subdomæne, uden login for gæsten. Siden viser restaurantens navn, tagline, adresse og telefonnummer fra profilen, så der ikke står noget hardkodet.
Udseendet sættes pr. restaurant: primærfarve, accentfarve og et af fire kuraterede skriftvalg. Afledte farver – kontrastfarve på tekst, lyse toner og mørkere striber – beregnes automatisk ud fra jeres valg, så det bliver ved med at være læsbart, uanset hvilken farve I vælger.
Widget på jeres nuværende hjemmeside
Har I allerede en hjemmeside, kan hele BookDinners gæsteflow lægges ind som en widget. Det sker med en lille JavaScript-loader, der indsætter en iframe og selv justerer højden, så der ikke opstår en scrollbar inde i boksen.
Kodestumpen ligger klar til at kopiere på indstillingssiden, og der findes en demoside, hvor widgetten er indlejret på en fremmed side, så I kan se resultatet inden. Skrifttyperne er systemskrifter, så widgetten ikke henter noget fra en font-CDN på jeres side.
Det I selv styrer
Alt herunder sættes pr. restaurant i BookDinners administration – der skal ikke udvikles noget for at ændre det.
Åbningstider pr. ugedag
Flere intervaller pr. dag, så frokost og aften kan holdes adskilt. En dag uden intervaller er lukket. Indtastningen valideres, så lukketid ligger efter åbningstid, og intervaller ikke overlapper hinanden.
Lukkedage og særåbninger
Enkeltdatoer kan lukkes helt eller få alternative tider med en note – og en dag, der normalt er lukket, kan åbnes. Særdagen vinder altid over ugedagens almindelige tider.
Slotlængde, siddetid og kapacitet
Tidsslots på 15, 30 eller 60 minutter, en siddetid pr. booking og et loft over antal gæster pr. tidsrum. En booking optager kapacitet i alle de slots, dens siddetid rækker ind over, og det sidste slot på dagen placeres, så siddetiden stadig kan nå at ligge inden lukketid.
Bookingvindue
Hvor tæt på må der bookes – "senest X timer før" – og hvor langt frem kalenderen skal være åben, "Y dage frem". Begge dele håndhæves både i gæstefladen og på serveren, så grænserne ikke kan omgås.
Auto-godkendelse
Slå til, hvis forespørgsler skal blive til bekræftede reservationer med det samme. Er den slået fra, ligger de som afventende – og afventende bookinger optager stadig kapacitet, så tiden ikke kan blive taget af en anden, mens I overvejer.
Spambeskyttelse
Rate limiting pr. IP-adresse og et skjult honeypot-felt er slået til som standard. Derudover kan Cloudflare Turnstile aktiveres pr. restaurant med jeres egne nøgler; den vises i begge flows og verificeres på serveren ved indsendelse.
Besked til restauranten
En notifikationsmail pr. restaurant med bookingdetaljerne og direkte link til administrationen. Den bruger profilens e-mail som standard og kan lades tom, hvis I hellere vil holde øje i systemet. Antal afventende vises som badge i menuen.
Flere restauranter samme sted
BookDinner er bygget i lag, så én virksomhed kan have flere restauranter – hver med eget domæne, egne åbningstider, egen kapacitet og eget tema. Data er adskilt pr. restaurant, og der skiftes mellem dem med en vælger i administrationen.
Sådan ser en almindelig dag ud i BookDinner
Dagsoversigt: Dagens reservationer sorteret efter tid med antal gæster, kontaktoplysninger, kommentar og status. Belægningsbjælker pr. tidsrum viser, hvor fuldt der er – gul fra 75 %, rød når der er fyldt – og man bladrer frem og tilbage mellem datoer.
Godkend og afvis: Bookinglisten kan filtreres på afventende, godkendes med ét klik og afvises med en besked, som gæsten får i sin mail.
Manuel booking: Telefonbestillinger og walk-ins oprettes direkte i administrationen som godkendte, med kilde påført. Fulde tidspunkter kan overbookes bevidst efter en advarsel og et flueben.
Ret en reservation: Dato, tid, antal og note kan rettes på kommende reservationer med et kapacitetstjek, der ser bort fra bookingens egne pladser, og gæsten får automatisk en "reservation ændret"-mail.
Gennemført eller no-show: På dagen og bagud markeres hver godkendt reservation som gennemført eller udeblevet – og markeringen kan rettes, hvis der er trykket forkert.
Statistik: 7, 30 eller 90 dage med bookinger, gæster, gennemførte, no-show-andel, afbud og kommende – plus bookinger pr. dag og de mest bookede tidspunkter.
GDPR er bygget ind, ikke sat på bagefter
Gæsten sætter et samtykke ved bookingen, og tidspunktet gemmes på reservationen. Bag "Læs mere" ligger en privatlivsside, der viser, hvem der er dataansvarlig, hvad der gemmes, hvorfor, hvor længe og hvilke rettigheder gæsten har – på dansk og engelsk.
Opbevaringstiden sættes pr. restaurant, som standard 12 måneder, og en planlagt opgave fjerner automatisk navn, e-mail, telefon, kommentar og afvisningsbesked, når fristen er nået. Dato, antal og status bliver stående, så statistikken ikke går i stykker. Oprydningen er idempotent og kan derfor ikke nå at køre to gange på den samme booking.
Ventelistetilmeldinger for datoer, der er passeret, ryddes automatisk hver nat.
Fra første møde til første reservation
Afklaringsmøde
Opsætning og udseende
Bookingside eller widget
Drift og videreudvikling
Kom i gang
Lad os ringe dig op
Udfyld formularen, så kontakter vi dig inden for én hverdag og viser BookDinner, som systemet ser ud i dag.
Ofte stillede spørgsmål om BookDinner
Nej. Gæsten indtaster navn, e-mail, telefon og en eventuel kommentar om for eksempel allergier, og så er reservationen sendt. Der er hverken login eller password i gæsteflowet.
Ja, det er en indstilling pr. restaurant. Er auto-godkendelse slået fra, ligger forespørgslerne som afventende, indtil I tager stilling – og de optager kapacitet imens, så tiden ikke kan blive taget af en anden gæst undervejs.
Ledigheden tjekkes igen inde i den transaktion, der opretter bookingen. Er tiden blevet taget mellem gæstens valg og indsendelsen, får gæsten besked med det samme i stedet for at få en reservation, der ikke er plads til.
Ja. Hele gæsteflowet kan lægges ind som en widget med en kodestump, I selv kan kopiere fra indstillingerne. Widgetten justerer sin egen højde og bruger systemskrifter, så den ikke henter noget udefra og ikke gør jeres side langsommere.
Ja. Én virksomhed kan have flere restauranter, hver med eget domæne, egne åbningstider, egen kapacitet og eget tema. I administrationen skifter I mellem dem med en vælger, og data holdes adskilt.
Ikke i den nuværende version. Kvitteringer, bekræftelser, afvisninger, ændringer og ventelistebeskeder sendes på mail. SMS-bekræftelse og påmindelse dagen før er det næste større punkt på udviklingslisten.
De gemmes sammen med et tidsstemplet samtykke og slettes automatisk, når den opbevaringstid, I har sat, er gået – som standard 12 måneder. Dato, antal og status bevares i anonymiseret form, så statistikken bliver ved med at give mening.
Skal jeres restaurant have online bordreservation?
Book et uforpligtende møde. Vi viser BookDinner, som systemet ser ud i dag, og siger ærligt, hvad der mangler, hvis I har brug for mere.